Nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner les fondateurs de la société dans la bonne gestion administrative et organisationnelle de SMART METRIX, de ses différentes marques et contribuer au bien-être des collaborateurs dans le contexte du fort développement de la société.

Il/elle aura un rôle clé, avec un réel impact sur les activités et la performance de la société,

SMART METRIX est basé à Abidjan.

📝 Tes missions :

Véritable facilitateur(trice), tu auras un rôle transversal au sein du groupe en assistant l’équipe de direction dans toute les tâches administratives et en gérant la vie quotidienne du bureau.

Véritable garant(e) de la culture d’entreprise et du bien-être des collaborateurs, vos missions seront transverses :

✅ Missions RH :

– Accompagner les managers et les collaborateurs :

– Aide à l’organisation des entretiens

– Suivre les embauches effectués

– Préparer les onboarding des collaborateurs

– Gestion administrative RH (fiches de paie, congés, etc.)

– Garantir le respect des règles de sécurité sanitaire en interne

✅ Missions administratives :

– Suivi de la contractualisation avec nos clients : préparation, envoi et suivi de la signature des contrats et devis

– Gérer les prestataires

– Gérer et pré-approuver les notes de frais des collaborateurs

– Gérer les réservations éventuelles des équipes en mission (hôtels, restaurant,…)

– Gestion permanente des agendas des CEOs, organisation de réunions, accueil et orientation des visiteurs, gestion du courrier

– Gestion administrative du pôle formation : conventions de formation / Habilitation

– Gestion des dossiers administratifs

– Rédaction et renseignement de documents

– Saisie dans les bases de données

– Classement de la documentation sur papier et/ou électronique (courrier/email)

✅ Missions Finance :

– Traitement des données de facturation (en collaboration avec notre comptable)

– Préparation et envoi des factures Clients, suivi des impayés et gestion des relances

– Suivi de la trésorerie et paiement des fournisseurs

– Mise à jour des tableaux de bords financiers

– Relation avec le cabinet comptable pour la clôture annuelle : comptes, assemblées générales, audit

✅ Communication interne et Marque Employeur :

– Développer une culture d’entreprise positive et une atmosphère de travail « feel good » pour séduire et attirer de nouveaux talents bénéfiques pour l’entreprise

– Organisation d’évènements de type teams buildings, séminaire et en interne challenges, animation à distance, etc.

– Animer au quotidien les supports d’information interne de l’entreprise et être force de proposition sur les évolutions des outils de communication interne

📝 Profil recherché :

De formation Bac + 2/3 Responsable Ressources humaines, Assistant Manager, Assistant de Gestion, vous disposez d’une expérience minimum de 3 ans sur un poste similaire.

– Tu aimes travailler dans un environnement en pleine croissance. Tu as une bonne gestion du stress afin de faire face aux imprévus et aux demandes urgentes.

– Ta réactivité, ta rigueur et ton implication te permettront de t’adapter rapidement aux missions que tu géreras.

– Tes capacités d’écoute et d’interaction sont reconnues. Tu es à l’aise dans les échanges oraux et écrits. Avec un esprit collaboratif, un excellent relationnel et un sens de la communication poussé. Tu as une orthographe irréprochable.

– Tu sais faire preuve d’une grande discrétion afin de garantir la confidentialité des informations.

– Tu es rigoureux(euse) et te distingues par ton sens de l’organisation et ta capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

– Ton sens de l’organisation, de la gestion des priorités, de l’initiative et des responsabilités sont les atouts pour réussir à ce poste.

– Tu trouves des solutions créatives à des problèmes en toute autonomie

– Tu fais preuve de proactivité et adoptes la « can do » attitude

– Tu as une bonne maîtrise de la suite Office 365 notamment d’Excel/Sheets (formules complexes, bases de données, graphiques, listes déroulantes…).

– Tu as une bonne maîtrise des outils informatiques et as le goût pour la découverte de nouveaux outils : suite Google, Mailchimp,etc.

– Tu as de fortes capacités à créer et maintenir une atmosphère agréable au bureau ou à distance.

– La maîtrise de l’anglais est un plus.

👉🏼 Pour postuler : https://bit.ly/3axRPWH