Les mails permettent d’échanger entre collaborateurs, que ce soit en interne ou en externe.

Cependant, lorsque c’est l’un des seuls moyens de communication comme c’est le cas en télétravail, il est difficile d’organiser sa boite mail efficacement. Les mails s’accumulent et vous risquez de passer à côté de mails importants ?

C’est le moment pour vous d’adopter une stratégie claire pour vous organiser et accroître votre productivité grâce à nos astuces.

🎯 Trier vos newsletters et notifications

On reçoit tous une montagne de newsletters et de notifications sur notre boite mail chaque jour. Mais qui a réellement le temps de les lire ? Pour alléger les mails que vous recevez et organiser efficacement votre boite mail, il devient nécessaire de trier ses newsletters.

Vous pouvez le faire manuellement ou utiliser une application comme Cleanfox pour vous aider. Cet outil permet de scanner votre boite mail au peigne fin, pour déceler les newsletters susceptibles d’être supprimées. Lorsque vous validez la sélection, l’application se charge ensuite de supprimer toutes les newsletters inutiles et de vous désinscrire de toutes les newsletters les moins consultées.

Résultat : vous gagner en espace de stockage, vous avez une meilleure visibilité sur votre boite mail et vous réduisez votre impact environnemental. Pas mal non ?!

🎯 Trier vos mails de façon pertinente

Nous passons un temps fou à rechercher des messages dans notre boite mail ! Une recherche qui peut même durer des jours, lorsqu’on ne se souvient pas avec précision de l’objet et du contenu du mail. Pour pallier en partie à ce problème et organiser votre boite mail, il est important de créer sa propre charte. L’astuce est simple, lorsque vous écrivez l’objet de votre mail, il vous suffit de résumer en quelques mots percutant le contenu de celui-ci.

Une autre astuce consiste également à trier vos mails par statut. Pourquoi ? Tout simplement parce que trier ses mails par thème, c’est-à-dire par client, par collaborateur ou par projet, n’est pas efficace. Un mail peut regrouper plusieurs thèmes, cela devient donc compliqué de le classer exclusivement dans un dossier. Si vous optez pour une organisation par statut vous serez beaucoup plus efficace puisque cette méthode rejoint celle d’une TO DO LIST.  Voici donc 3 exemples pour organiser sa boîte mail par statut :

📝 Une organisation calquée sur un calendrier

• Aujourd’hui : mettez dans cette section, tous les e-mails qui nécessitent une réponse aujourd’hui. C’est un dossier à mettre à jour régulièrement.
• Cette semaine : mettez dans cette section tous les e-mails qui nécessitent une réponse avant la fin de la semaine.
• Mois-Trimestre : mettez dans cette section tous les e-mails qui nécessitent une réponse dans quelques semaines ou quelques mois.
• Boîte de réception : L’objectif c’est que les e-mails ne doivent pas rester longtemps dans cette section. Il est important de les traiter et de les transférer dans un autre dossier le plus rapidement possible pour que votre organisation soit efficace.

📝 Une organisation par tâche factuelle

• Les e-mails non lus.
• Les e-mails à traiter urgemment.
• Les e-mails à traiter.
• Les autres e-mails.

📝 Une organisation minimaliste

• Les e-mails en attente de retour.
• Les e-mails qui nécessitent un retour de votre part.

🎯 Planifier le traitement des mails dans votre agenda

Maintenant que vous avez toutes les clés pour organiser efficacement votre boite mail, il ne vous reste plus qu’à trouver du temps pour respecter cette organisation. Pour cela, aidez-vous de votre agenda ! Pour accroître votre productivité, vous devez vous aménager des plages horaires dédiées au traitement de vos mails. Privilégiez les matins car c’est généralement à ce moment-là que les échanges de mails sont plus actifs.

En dehors de ces plages horaires, si vous n’êtes pas susceptible de recevoir des mails urgents, utilisez la fonction snooze de votre boite mail. Elle est disponible sur Gmail et Outlook. Elle permet comme pour un réveil, de mettre sous silence les notifications de mail. Ça vous laissera le temps de vous concentrer sur la tâche que vous êtes en train d’effectuer et de répondre aux mails pendant le créneau que vous avez choisi.

Pour faciliter le traitement de vos mails pendant vos créneaux, vous pouvez également créer une série de Template de réponses. C’est pratique pour ceux qui sont amenés à écrire le même type de mails plusieurs fois par jour ou par semaine.

🎯 Passer par des alternatives

Pour alléger le nombre de mails que vous recevez par jour, n’hésitez pas à proposer à vos collaborateurs d’autres moyens de communication parfois plus adaptés à vos besoins. Il existe en applications Trello, Slack ou même Google doc pour vous accompagner. Tous ces outils vous permettront de partager des informations sur leur plateforme de référence de façon instantanée.

Maintenant que vous avez toutes les astuces pour organiser votre boite mail, vous pourrez optimiser votre temps pour être plus productif au travail et notamment lorsque vous êtes au télétravail.

Si vous voulez aller plus loin dans l’optimisation de votre productivité et améliorer votre organisation au quotidien, contactez-nous pour un suivi personnalisé : info@smart-metrix.com

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