3 milliards : c’est le nombre de réunions organisées chaque année ce qui représente près de 50% du temps de travail des cadres.

L’agence créative, The Think Lab, a réalisé une étude passionnante sur les réunions et les perceptions des collaborateurs.

   – 90% des salariés interrogés les considèrent comme des moments d’un ennui mortel.
   – 73 % des salariés travaillent sur des projets différents pendant ces mêmes réunions.

Dans le même temps, l’étude de Workfront « State of work » 2020 met en évidence que le temps moyen de travail réel d’un employé par semaine est de 17 heures et 15 minutes (43 % du temps de travail).

Une majorité des répondants explique le gap de productivité notamment par :
   – Le nombre d’heures de réunions inutiles
   – Le temps donné à des tâches à faible valeur ajoutée comme le traitement des emails
   – La distraction causée par des interruptions constantes de leur travail

En clair, la productivité est loin d’être au rendez-vous.

Je coache des dirigeants, des top-managers et de managers sur les sujets de performance, innovation, productivité et transformation.

Les retours sont sans appel !

D’Abidjan en passant par Dakar, Bamako et Libreville…la réunionite frappe. De Paris à Londres ou Washington…le constat est le même.

Pour en venir à bout, adoptez le bon traitement et soyez discipliné.

Dans le coaching Time Management Ninja, nous partageons tout un stock de techniques pour (re)devenir maitre de son temps. Les inscriptions s’ouvrent bientôt.

Aujourd’hui, je vous parle de B.I.S.O.U.

La méthode B.I.S.O.U est puissante pour mettre fin aux réunions inutiles qui ne créent pas de valeur.

Généralement utilisée pour faire des achats en conscience et maîtriser sa consommation, je l’adapte pour mieux manager mon temps.

C’est une série de 5 critères de décision à intégrer pour lancer ou non une énième réunion, à utiliser de façon associée ou indépendante.

1. B comme… « Besoin » pour se poser les bonnes questions avant de se lancer.

   – Pourquoi organiser cette réunion ?
   – Quels sont les objectifs à atteindre ?
   – Quels sont les indicateurs de performance ?
   – Quels sont les critères de succès ?
   – Qui doit y participer et surtout, dans de nombreux cas, qui ne doit pas ?
   – De quoi ai-je besoin ? de quelles informations ? de quels outils ?
   – Quel canal et quel format dois-je utiliser pour plus d’impact ? physique ? digital ? plateformes collaboratives ?
   – Quand et pour quand ? et combien de temps ?
   – Est-ce un moyen de me rassurer ou une démarche constructive ? Quoi ?

Autant de questions qui permettent de mettre en perspective le bien fondé et surtout l’objectif de la réunion avec les ressources à disposition.

 2. I comme… « Immédiat » pour ne pas prendre de décision impulsive.

La règle d’or pour éviter la surconsommation est de ne pas acheter sur un coup de tête. Le principe s’applique aux réunions.

L’immédiateté empêche de trouver le Graal, coûte plus cher et limite la création de valeur. Et les réunions suivent ce principe.

   – Est-ce-le bon moment ? Peut-on absorber la solution ?

Un exemple : Vous avez une question en suspens. 

A peine discutée, et par habitude, vous organisez une réunion. L’invitation est lancée. Et c’est parti pour une réunion calée en urgence. Alors que la « vérité » est peut-être ailleurs. Ce n’est pas l’équipe qui pourra traiter la question ou ce n’est pas le moment de le faire.

Avant de programmer une énième réunion, donnez-vous du temps pour réfléchir de quelques heures à quelques jours en tenant compte de la priorité et de l’importance pour identifier d’autres options. 

Très souvent, c’est lors de ces moments que vous êtes le plus créatif et prêt à trouver de vraies alternatives pour le traitement de la question.

 3. S comme… « Semblable » pour éviter les doublons.

« Semblable » est simple. Avant de « réunioniser », notez ce que qui se trouve dans vos « placards ». Cela demande du recul.

– Une réunion de ce type et sur ce sujet a-t-elle déjà été menée ?
– Quels ont été les conclusions ?
– Qui étaient impliqués ?
– Quelles actions en ont découlées ? ont-elles été évaluées, suivies et eu l’impact escompté ?
– Pourquoi refaire une réunion ?
– Comment obtenir un résultat différent ?

Capitalisez sur les expériences passées.

 4. O comme… « Origine » pour se connecter à ce qui compte vraiment.

La méthode BISOU vise à faire des économies et « épargner » la planète. Le « O » questionne l’origine, les méthodes de production et l’empreinte énergétique.

– La réunion traite-t-elle de la cause ou de l’effet ? le diagnostic identifié est-il le bon ?
– Quelle est la bonne méthode ou technique pour animer la réunion ?
– Dois-je animer la réunion ? inviter un intervenant extérieur ?
– Mon équipe est-elle prête à absorber les conséquences ou les actions qui en découleront ?
– Qui sont les personnes à rassembler pendant ce temps d’échange ? Quels sont les rapports hiérarchiques ?
– Quels sont les points bloquants de la créativité et de l’intelligence collective ?

5. U comme… « Utilité ».

L’utilité de la réunion est la question centrale. Repenser le pourquoi du comment et prendre le temps de remettre en cause nos modes de fonctionnement individuels et collectifs sont des clefs de performance et de productivité.

– Est-ce une réunion vraiment utile ?
– Est-ce qu’elle crée de la valeur ?
– Puis-je m’en passer ? Mon équipe peut-elle s’en passer ? Comment ?
– Qu’aurais-je alors à gagner ? quel investissement pour quel retour sur investissement ?
– Si cette réunion doit être annulée, comment puis-je évoluer ?
– Quels livrables sont à produire ? Quelles sont les prochaines actions à mettre en place ?

Après avoir répondu à ces questions, que décidez-vous ?

REUNIONISER OR NOT REUNIONISER ?

Si non : Génial ! Communiquez sur les raisons de votre décision et agissez.
Si oui : Génial ! Communiquez sur les raisons de votre décision et agissez.

Intéressé par les outils pour construire votre réunion, engager vos équipes et gagner en productivité et en impact ?

Découvrez notre module de coaching en ligne « Boostez votre réunion ! » via notre site web.

Suivez-nous sur les réseaux sociaux ! Abonnez-vous à notre newsletter pour bénéficier de contenus à haute valeur ajoutée.

C’est un défi sur lequel SMART METRIX vous accompagne via notre offre de coaching de dirigeants et d’équipe. Pour en savoir plus et discuter : info@smart-metrix.com .

Merci d’avoir pris le temps de lire notre post. Vous pouvez retrouver nos articles et publications sur notre blog. Laissez des commentaires.